Eine Feier richtig planen
Wer eine Feier plant, egal ob Familienfest oder eine Weihnachtsfeier mit dem Verein oder der Firma, sollte ein paar Dinge beachten, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Um Euch eine Hilfestellung zu geben, haben wir Euch in diesem Blogbeitrag die wichtigsten Punkte zusammen gestellt, mit deren Hilfe ihr keinen wichtigen Organisationspunkt vergesst. Natürlich haben wir Euch auch eine Checkliste gebastelt zum speichern und ausdrucken, so dass ihr bequem jeden Punkt abhaken könnt.
Anlass
Meist ist der Anlass schon klar. Es soll der Geburtstag gefeiert werden oder die Weihnachtsfeier mit dem Verein. Falls Ihr Eure Feier in einem Restaurant durchführen wollt, teilt den Anlass unbedingt dem dortigen Ansprechpartner mit. So können sich die Mitarbeiter dort besser auf Eure Veranstaltung einrichten und beispielsweise die Tischwäsche und -deko entsprechend anpassen.
Personenanzahl
Sogar noch vor der Terminfestlegung, solltet ihr zumindest die ungefähre Personenanzahl festlegen. Diese ist oft auch abhängig von Eurem Budget, das ihr investieren wollt. Es macht einen Unterschied, ob ihr mit 20, 50 oder 150 Personen feiern wollt. Von der Personenanzahl hängt dann auch die Wahl der Location ab. Könnt oder wollt ihr bei Euch zu Hause feiern oder ist es Euch lieber, einen Veranstaltungsraum zu mieten oder in einem Restaurant zu feiern? Gerade bei den beiden letzteren Varianten hängt die benötigte Raumgröße von der Personenanzahl ab.
Termin & Dauer
Wenn ihr Anlass und Personenzahl festgelegt habt, geht es an die Terminfindung. Bei einem Anlass wie Taufe oder Konfirmation ist der Termin beispielsweise schon von Seiten der Kirche festgelegt. Bei einem Geburtstag kann man auch ein paar Tage schieben, manche verlegen die Feier zu einem runden Geburtstag im Winter auch gerne in die wärmeren Monate. Neben dem Datum solltet ihr an dieser Stelle auch die Uhrzeit für den Beginn und die ungefähre Dauer der Feier festlegen. Zum Einen braucht ihr die Daten für Eure Einladung, zum Anderen auch für die Reservierung eines Raumes oder Tisches in einem Restaurant.
Veranstaltungsort
Jetzt geht es an die Wahl der Location. Wie vorhin schon erwähnt, gibt es viele Möglichkeiten: Zu Hause, im eigenen Garten, in angemieteten Veranstaltungsräumen oder in einem Restaurant. Dabei sollte man sich auch schon Gedanken gemacht haben, wie die Gäste sitzen sollen (oder wird es eine Stehparty?) und ob man noch weiteren Platz beispielsweise als Tanzfläche, für Spiele oder eine Spieleecke für die Kinder benötigt. Gerade wenn man einen besonderen Wunschtermin und wenig flexibel ist, lohnt es sich schon sehr frühzeitig zu reservieren, wenn man nicht daheim feiern möchte.
Übernachtungsmöglichkeiten
Gerade wenn zu besonderen Anlässen auch Gäste von weiter weg kommen, ist es wichtig für Übernachtungsmöglichkeiten zu sorgen. Wenn ihr schon genau wisst, wer Hotelzimmer benötigt, empfiehlt es sich auch hier, möglichst frühzeitig zu reservieren. Die meisten Hotels bieten aber auch an, eine bestimmte Anzahl von Zimmern auf Option zu reservieren. So sind diese Zimmer erstmal geblockt und man kann bis zu einem vereinbarten Termin die Zimmer zu- oder absagen.
Einladung
Wenn ihr obige Schritte durch habt, ist der grobe Rahmen schon mal gesetzt und ihr könnt Euch an die Einladung machen. Die Bandbreite für deren Gestaltung kennt kaum Grenzen. Ideen liefern Bücher oder das Internet zu Hauf. Wichtig sind beim Inhalt natürlich die Angabe von Termin, Uhrzeit und Ort. Falls ihr eine Liste mit Übernachtungs- und Parkmöglichkeiten beilegt, sind Eure Gäste sicher dankbar. Unbedingt solltet ihr ein Datum festlegen mit einer Rückmeldefrist, so dass ihr rechtzeitig wisst, wie viele Gäste tatsächlich kommen. Das ist wichtig für die weitere Planung, insbesondere von Essen und Getränken.
Verpflegung
Nun geht es an die Detailplanung. Wir beginnen am besten bei der Verpflegung der Gäste. Hier kommt es wieder darauf an, ob ihr zu Hause oder auswärts feiert. Ihr könnt Euch dementsprechend selber um das Essen kümmern, eventuell mit Unterstützung Eurer Gäste, oder einen Caterer beauftragen. Feiert ihr in einem Restaurant, könnt ihr in der Regel aus einer ganzen Bandbreite von Möglichkeiten wählen. Das reicht von einem einfachen Essen für alle, über Buffet, einer Menüauswahl oder à la carte, also freier Wahl aus der üblichen Speisekarte. Seitens der Restaurants kommt es dabei auch auf die Personenanzahl an. Für größere Gruppen werden eher Buffets oder feste Menüs bevorzugt, bei kleineren Gruppen ist auch à la carte Essen möglich. Das wird am besten mit den Ansprechpartnern im Restaurant besprochen. Das Gleiche gilt auch für die Getränke.
Bestuhlung
Falls ihr das nicht schon bereits entschieden habt, müsst ihr euch noch für eine Bestuhlungsart entscheiden. Soll es eine lange Tafel sein oder Achterblöcke oder braucht ihr Stehtische für einen Sektempfang? Hier sind wieder die Personenanzahl und der verfügbare Platz die Hauptentscheidungskriterien.
Dekoration
Für jeden Anlass die passende Dekoration. Auch hier bietet das Internet eine Fülle von Ideen, so dass die Entscheidung schwer fallen kann. Man kann selber basteln oder Dekomaterial kaufen, wobei letzteres auch schnell ins Geld gehen kann. Um da die Kosten gering zu halten, schaut doch, was ihr bereits zu Hause habt oder eben (günstig) selber machen könnt, wenn ihr die Zeit dafür habt. Man kann übrigens auch Deko leihen - es lohnt sich auf jeden Fall diesbezüglich mal zu recherchieren. Plant auf jeden Fall für das Dekorieren an sich auch genug Zeit ein. Feiert ihr im Restaurant, übernehmen das meist die Mitarbeiter vor Ort, falls ihr zusätzliche Deko wünscht.
Technik
Ein Punkt, der manchmal gern vergessen wird, ist die benötigte Technik. Möchte jemand eine Rede halten und benötigt ein Mikrofon? Wird im Rahmen der Vereinsfeier noch ein Vortrag mit einer Bildpräsention gehalten? Braucht ihr eine Musikanlage oder spezielle Beleuchtung? Kümmert Euch rechtzeitig darum, dass alle nötige Technik am Tag verfügbar ist. Wenn ihr im Restaurant feiert, kann euch dort meist die entsprechende Technik zur Verfügung gestellt werden. Besprecht das am besten frühzeitig mit euren Ansprechpartnern vor Ort.
Zahlungsmodalitäten
Zu guter Letzt solltet ihr Euch auch Gedanken um die Finanzen machen. Auch hier gibt es wieder verschiedene Möglichkeiten. Ihr könnt die komplette Rechnung übernehmen und alle Gäste einladen oder ihr legt zumindest einen Teil auf alle Gäste um. Das ist vom Anlass abhängig. Bei Firmenfeiern übernimmt häufig die Firma das Essen, manchmal auch noch die antialkoholischen Getränke, der Rest wird von den Teilnehmern selbst übernommen. Natürlich kann aber auch vereinbart werden, dass jeder selbst die Kosten für Essen und Getränke übernimmt.
Feiern im Schiff
Entscheidet ihr Euch für eine Feier bei uns im Flair Hotel zum Schiff, heißen wir Euch herzlich willkommen. Auf unserer Website haben wir Euch einige Infos für eine Feier bei uns bereit gestellt. Um Euren Wunschtermin bei uns reservieren zu können, empfiehlt es sich frühzeitig dran zu sein, insbesondere wenn es größere Gruppen sind und ihr einen separaten Raum möchtet. Für Weihnachtsfeiern empfehlen wir bei uns am besten die Reservierung im Frühjahr. Für größere Familienfeiern, für die ihr einen festen Wunschtermin habt, sollte es schon ein Jahr vorher sein. Klar, kann es auch sein, dass wir manchmal eine Lücke haben, und ihr auch kurzfristig Eure Feier bei uns ausrichten könnt. Fragen lohnt sich immer! Für Terminanfragen oder weitere Infos könnt ihr Euch telefonisch (07532-45000) oder per Email (info(at)hotelzumschiff(dot)de) an uns wenden.
Hier könnt ihr unsere Checkliste zum praktischen Abhaken der einzelnen Punkte als pdf-Dokument herunterladen.
Wir wünschen Euch viel Erfolg beim Planen und Feiern!
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